Werktijdregistratiesystemen van CEBES
Onder de naam EXPRES-Present brengt CEBES enkele moderne systemen voor de registratie van werktijden op de markt. De basis is steeds hetzelfde: een klok met een gebruikersvriendelijk programma. U kunt naar wens uitbreiden met klokken en programmatuur. EXPRES is een afkorting van EXtra Personeels REgistratie Systemen. EXPRES-Present zorgt voor registratie van werktijden van medewerkers en vergelijkt deze indien gewenst met de werktijdplanning. De industrieel uitgevoerde elektronische "prikklokken" van EXPRES-Present worden door uw medewerkers bediend met druksleutels. Een druksleutel is een klein, slijtvast, metalen cilindertje, zo groot als een dubbeltje. Het zit bevestigd in een plastic houdertje met een gaatje zodat het geheel aan een sleutelbos kan hangen. Elke sleutel is zo uniek als een vingerafdruk en wordt herkend door de klok. In tegenstelling tot de vingerafdruk is de sleutel uitwisselbaar, terwijl de levensduur weer wel vergelijkbaar is.
De minimale configuratie van EXPRES-Present is de eenvoudige elektronische prikklok met een programma voor het registreren van de tijden van aankomst en vertrek van de medewerkers. Per medewerker kan een werktijdplanning worden gemaakt. Managementinformatie in de vorm van duidelijke rapporten behoort tot de standaarduitrusting. Ook exporteren van gegevens naar bijvoorbeeld Excel is mogelijk. Er is een ‘presentiebord’ waarop u in een oogopslag kunt zien wie wel aanwezig is en wie niet. Als alternatief voor de bovengenoemde eenvoudige klok kunt u kiezen voor de klok met 16 keuzetoetsen waarmee uw medewerker kan aangeven welke soort afwezigheid er geboekt moet worden.
EXPRES-Present: de basis
Het elektronische tijdregistratiesysteem bestaat uit twee gedeelten: een drukklok die wordt bediend met druksleutels en een eenvoudig te gebruiken programma onder Windows. Maximaal 5000 klokacties worden opgeslagen in het geheugen van de klok. De klok wordt via een seriële poort verbonden met een PC, waarna de klokacties kunnen worden overgeheveld.
Werking
Iedere medewerker heeft een eigen druksleutel. Hij heeft de sleutel op zak, of u zorgt bijvoorbeeld voor een sleutelkast in uw bedrijf. De sleutel wordt bij aankomst en vertrek kort tegen het IN of UIT-contact van de klok gehouden. De naam van de medewerker wordt dan op het display getoond en het tijdstip wordt geregistreerd. U kunt ook de pauzes laten klokken. Per medewerker kunt u vastleggen welke uren hij geacht wordt te werken en hoeveel pauze hij heeft. Ook kunt u instellen dat het systeem de geklokte begin- en eindtijden automatisch corrigeert als zij binnen een marge voor of na de begin en/of eindtijd liggen. Expres-present klokken onthouden alle klokacties totdat zij worden opgevraagd door de Expres-monitor. Dit is een programma dat draait op een PC en per instelbaar tijdsinterval de klokken uitleest en schoonmaakt. De database wordt op hetzelfde moment bijgewerkt. Het systeem biedt als extra faciliteit dat u per medewerker een uurtarief kunt vastleggen. Hiermee kunt u netto uitbetalingen laten berekenen of u kunt het gebruiken voor een direct inzicht in de personeelskosten per dag of per willekeurige periode.
De elektronische prikklok heeft als groot voordeel ten opzichte van de ouderwetse prikklok, dat de gegevens naderhand niet met de hand hoeven te worden ingevoerd. De kloktijden worden immers rechtstreeks uit de klok opgehaald. De verzamelde informatie wordt in duidelijke rapportages gepresenteerd. Op een presentiebord (op uw beeldscherm) ziet u in een oogopslag welke medewerkers aanwezig zijn.
EXPRES-Present: rooster
Met EXPRES kunt u werkroosters definiëren. Een rooster heeft een periodiek
terugkerend patroon: een cyclus. De cyclusduur is per werk-rooster instelbaar. U kunt roosters met een cyclus van twee dagen defi-niëren, maar ook met een cyclus van bijvoorbeeld 3 weken of een kwartaal. Binnen een cyclus wordt vastgelegd welke werkblokken worden onder-scheiden. Een werkblok kan dagover-schrijdend zijn. Een medewerker kan voor een aan te geven periode een rooster als standaard werkurenpatroon toebedeeld krijgen. Afwijkingen in dit werkpatroon kunnen op detailniveau per medewerker worden aangebracht. Hierdoor ontstaat een nauwkeurige werkplanning. U kunt per afdeling en binnen een afdeling per functie per dagdeel aangeven welke maximale en minimale bezetting u wenst gedurende een periode. Overzichten, zowel in tabelvorm als grafisch, geven aan wat de geplande bezetting is gedurende een op te geven periode. Door de planning te vergelijken met de vastgelegde gegevens over de bezetting kunt u in een oogopslag zien of de planning goed is.
EXPRES-Present:afwezigheid 
Met 'afwezigheid' worden van tevoren bekende absenties vastgelegd in het systeem. Hiervoor zijn uitgebreide mogelijkheden beschikbaar. Enkele voorbeelden:
Als een vrije middag wordt geregistreerd, bijvoorbeeld vanaf 14.00 uur, dan rekent het systeem uit hoeveel vrije uren er moeten worden afgeboekt. In geval van bijzonder verlof gaan de uren vanzelfsprekend niet ten koste van het saldo vakantie of ADV van de betreffende medewerker.
Afwezigheid volgens een vast patroon kan met één enkele mutatie worden vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan iemand die gedurende een bepaalde periode om de twee weken op donderdagmiddag een externe cursus volgt.
Wanneer een personeelslid zich ziek meldt, dan kan dit met de hand worden vastgelegd. Het systeem zorgt ervoor dat de afwezigheidstatus “ziekte” gehandhaafd blijft totdat het personeelslid weer inklokt.
Alle door de elektronische prikklok geregistreerde aanwezigheden en alle via het programma vastgelegde afwezigheden worden met elkaar gecombineerd tot een bron van managementinformatie.
Wanneer u gekozen heeft voor de geavanceerde uitvoering van de klok dan worden afwezigheden door de medewerker zelf aangegeven op de klok. Bij vertrek drukt hij bijvoorbeeld de voorkeuzetoets “Cursus” als hij het volgende werkblok een cursus buitenshuis volgt. Bij latere aankomst dan verwacht drukt hij bijvoorbeeld op de toets “Doktersbezoek”. Deze afwezigheden worden automatisch verwerkt in de administratie op de pc.